Esityksellä on yhteys valtiovarainministeriössä valmisteltavaan hallituksen esitykseen hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetun lain sekä julkisen hallinnon yhteispalvelusta annetun lain muuttamisesta, joka on tarkoitus antaa eduskunnalle syysistuntokauden 2019 aikana. Esitys sisältää muutoksia hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annettuun lakiin. Muutokset eivät ole keskenään ristiriitaisia.

Väestötietolain kehittämisessä toivottiin tiedonhallinnan yleislain lisäksi huomioitavan hallituksen esitys laiksi sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (HE 159/2017), niin kutsuttu tiedustelulakipaketti (HE 198/2017, HE 199/2017, HE 203/2017) sekä henkilötietojen käsittelystä Puolustusvoimissa annettavan lain (HE 13/2018) ja henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä annettavan lain (HE 31/2018) säännökset. Jatkovalmistelussa on arvioitu uudelleen esityksen riippuvuudet muista vireillä olevista esityksistä. Pääsääntöisesti sektorikohtaisen tietojen käsittelyä koskevan sääntelyn ei nähty vaikuttavan väestötietolakiin.

Esitys sisältää organisaatiouudistuksesta johtuvat tekniset muutokset sellaisiin lakeihin, joissa on säädetty Väestörekisterikeskuksen, maistraattien tai maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön tehtävistä, virastojen välisestä toimivallanjaosta tai joissa muuten viitataan näihin toimijoihin. Osassa laeista toimivallan muutos tarkoittaisi myös sisällöllisiä muutoksia yksittäisissä menettelyissä, mutta pääsääntöisesti muutokset rajoittuisivat toimivaltaisen viranomaisen nimeen sekä tarpeettomien alueellisten toimivaltasäännösten poistamiseen. Muutoksia aiheuttaa myös Ahvenanmaan valtionviraston roolin ja toimivallan perustaminen erilliseen sääntelyyn sen sijaan, että se vastaisi Ahvenanmaan maakunnassa maistraattien tehtävistä rekisterihallintolain 3 §:n nojalla. Siltä osin, kun Ahvenanmaan valtionviraston toimivalta on perustunut rekisterihallintolain viittaussäännökseen, viraston toimivallasta olisi tarpeen säätää erikseen kyseisissä erityislaeissa. Ahvenanmaan valtionviraston rooli ja toimivalta säilyisi kuitenkin ennallaan. Lisäksi teknisinä muutoksina muutettaisiin viittaukset väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annettuun lakiin sen uuden nimikkeen johdosta.

Väestötietolain 29 §:n muutoksen katsottiin jättävän ulkopuolelle sellaiset viranomaiset, joiden tietojen käsittely ei kuulu tietosuoja-asetuksen soveltamisalaan. Tätä pidetiin ongelmallisena. Väestötietolain 29 §:ää muutettiin jatkovalmistelussa niin, että siinä säilytettäisiin yleiset säännökset laissa säädettyjen tietojen luovuttamisesta sekä tarpeellisten tietojen luovuttamisesta laissa säädetyn tehtävän hoitamisessa. Näin varmistetaan, ettei tietosuoja-asetuksen soveltamisala rajoita tietojen luovutusta. Pykälässä säilytettiin kuitenkin myös viittaus tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtiin, jotta voidaan varmistaa tietojen luovutus, kun tietoja käsitellään näillä perusteilla. Ehdotus siirtymisestä yleisempään tietojen luovutuksen sääntelyyn herätti osin huolta sekä siitä, sisältyvätkö olemassa olevat tietojensaantioikeudet säännösten soveltamisalaan, ja toisaalta siitä, miten säännöksiä tullaan soveltamaan käytännössä. Erityisesti Finanssiala ry piti 31 §:n muutosta ongelmallisena. Lausuntokierroksella mukana ollut ehdotus 31 §:n muuttamisesta poistettiin palautteen johdosta.

Digi- ja väestötietovirasto sekä Ahvenanmaan valtionvirasto olisivat siis tietosuoja-asetuksen 26 artiklan mukaisia yhteisrekisterinpitäjiä suhteessa väestötietojärjestelmään. Väestötietolaissa säädettäisiin siitä, että kumpikin rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta omassa toiminnassaan. Lisäksi laissa säädettäisiin siitä, kuinka muut tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisterinpitovelvollisuudet ja vastuut jakautuvat Digi- ja väestötietoviraston ja Ahvenanmaan valtionviraston kesken. Rekisterinpitovastuuta ja väestötietojärjestelmän ylläpitoon liittyviä tehtäviä tarkennettaisiin väestötietolaissa lisäksi erillisillä säännöksillä, jotka koskevat tietojen ylläpitoa ja luovuttamista koskevia tehtäviä ja toimivaltaa. Siltä osin kuin väestötietolaissa ei erikseen säädetä tietosuoja-asetuksen mukaisten rekisterinpitovelvollisuuksien ja -vastuiden jakautumisesta erikseen Ahvenanmaan valtionviraston sekä Digi- ja väestötietoviraston kesken, Digi- ja väestötietovirasto vastaisi rekisterinpitäjän tehtävistä. Väestötietolaissa luovuttaisiin rekisterinpitovastuiden selkeyden vuoksi myös mahdollisuudesta sopia kunnan kanssa rekisterinpitovastuusta.

Julkisuuslain 22 §:n 1 momentin mukaan viranomaisen asiakirja on pidettävä salassa, jos se julkisuuslaissa tai muussa laissa on säädetty salassa pidettäväksi tai jos viranomainen lain nojalla on määrännyt sen salassa pidettäväksi taikka jos se sisältää tietoja, joista on lailla säädetty vaitiolovelvollisuus. Väestötietojärjestelmään talletettavat tiedot ovat viranomaisen hallussa olevia tallenteita ja perustuslain 12 §:n 2 momentin mukaan julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu (PeVL 3/2009 vp, s. 2). Väestötietojärjestelmän tietojen julkisuuteen sovelletaan julkisuuslakia ja sen salassapitosäännöksiä, jollei laissa toisin säädetä.

Tässä hallituksen esityksessä esitetään muutoksia Digi- ja väestötietoviraston toimialaa koskevaan sääntelyyn. Eduskunta on aikaisemmin hyväksynyt lain Digi- ja väestötietovirastosta (304/2019) sekä lain aluehallintovirastoista annetun lain 4 §:n 2 momentin 2 kohdan kumoamisesta (305/2019). Nämä lait mahdollistavat toiminnallisen organisaatiomuutoksen, jossa yhdistetään nykyisten Väestörekisterikeskuksen, maistraattien sekä Itä-Suomen aluehallintovirastossa toimivan maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön tehtävät uudeksi kokonaisuudeksi Väestörekisterikeskukseen. Samalla viraston nimi muutetaan Digi- ja väestötietovirastoksi. Digi- ja väestötietovirasto aloittaa toimintansa 1 päivänä tammikuuta 2020.

Väestötietolakiin ei sisälly nimenomaisia julkisuuslaissa tarkoitettuja salassapitosäännöksiä, vaan tiedonsaantia on rajoitettu erilaisilla luovutusrajoituksilla. Julkisuuslain tietojen luovuttamista koskevan sääntelyn soveltamista rajoittaa lakiehdotuksen 28 §:n pääsääntö, jonka mukaan väestötietojärjestelmästä luovutettavan tiedon tulee olla tarpeellinen siihen käyttötarkoitukseen, johon se luovutetaan. Pääsääntöä täydentävät 4 luvun tietojen luovuttamista koskevat erityiset edellytykset. Lisäksi väestötietolain 77 § sisältää säännöksen vaitiolovelvollisuudesta ja hyväksikäyttökiellosta. Säännös muodostaa kuitenkin kehäpäätelmän eikä voida katsoa, että se ainakaan yksiselitteisesti muodostaisi nimenomaisen säännöksen tietojen salassapidosta yli sen, mitä julkisuuslaissa on säädetty. Käytännössä 77 §:n säännös on aiheuttanut tulkinnanvaraisuutta sen osalta, missä määrin väestötietojärjestelmän tiedot ovat salassa pidettäviä ja mihin mahdollinen salassapito perustuu.

Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön tehtävistä on lisäksi säädetty aineellisessa lainsäädännössä, esimerkiksi holhoustoimilaissa, maistraattien eräistä henkilörekistereistä annetussa laissa (57/2005) ja sen nojalla annetussa valtioneuvoston asetuksessa (225/2005) sekä vihkimisoikeudesta annetussa laissa ja sen nojalla annetussa valtiovarainministeriön asetuksessa (1430/2015).

Tietosuoja-asetuksen 26 artiklassa säädetään yhteisrekisterinpidosta, kun vähintään kaksi rekisterinpitäjää määrittää yhdessä käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Yhteisrekisterinpitäjät määrittelevät keskinäisellä järjestelyllä läpinäkyvällä tavalla kunkin vastuualueen tietosuoja-asetuksessa vahvistettujen velvoitteiden noudattamiseksi, paitsi jos ja siltä osin, kuin rekisterinpitäjiin sovellettavassa unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä määritellään rekisterinpitäjien vastuualueet. Erityisesti järjestelyssä on määritettävä vastuut rekisteröityjen oikeuksien käytön sekä tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan tietojen toimittamista koskevien velvollisuuksien osalta. Yhteisrekisterinpitäjien keskinäisen järjestelyn ehdoista riippumatta rekisteröity voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan suhteessa kuhunkin rekisterinpitäjään ja kutakin rekisterinpitäjää vastaan. Yhteisrekisterinpitäjät eivät siis voi keskinäisellä järjestelyllään tehokkaasti ohjata rekisteröityä asioimaan vain tietyn yhteisrekisterinpitäjän kanssa.

Hallituksen esitys on valmisteltu yhdistämishankkeessa. Tässä yhteydessä on valmisteltu sellaiset lainsäädännön muutokset, joita organisaatiouudistus edellyttää, keskeisimpänä uusi organisaatiolaki, sekä sellaiset aineellisia kysymyksiä koskevat muutokset, jotka olennaisesti liittyvät muutokseen. Esityksen perusvalmistelussa on tavoiteltu sekä organisaatioita koskevan sääntelyn että uudistuksesta laajemmin johtuvien säädösmuutosten esittelemistä samalla kertaa. Lausuntokierroksella olleeseen hallituksen esityksen luonnokseen ovat sisältyneet organisaatiolaki ja tietyt muut säädösmuutokset. Jatkovalmistelun aikana kuitenkin päätettiin antaa esitykset organisaatiouudistuksesta ja siitä laajemmin aiheutuvista säädösmuutoksista erillisinä kokonaisuuksina. Organisaatiouudistuksen keskeisesti toteuttavat lait Digi- ja väestötietovirastosta sekä aluehallintovirastoista annetun lain 4 §:n 2 momentin 2 kohdan kumoamisesta ovat sisältyneet erilliseen hallituksen esitykseen (HE 233/2018 vp). Laki Digi- ja väestötietovirastosta sekä laki aluehallintovirastosta annetun lain 4 §:n 2 momentin 2 kohdan kumoamisesta on hyväksytty. Lait tulevat voimaan 1 päivänä tammikuuta 2020. Hallituksen esitys (HE 255/2018 vp) viraston toimialaa koskevista laajemmista säädösmuutoksista annettiin eduskunnalle marraskuussa 2018. Hallituskauden vaihtumisen seurauksena esitys kuitenkin raukesi eduskunnassa. Tämä esitys vastaa sisällöllisesti rauennutta esitystä. Esitykseen on tehty ainoastaan teknisluonteisia ja merkitykseltään vähäisiä muutoksia. Tästä syystä lausuntokierrosta ei ollut tarpeen toteuttaa uudestaan. Tähän esitykseen sisältyvät sellaiset laajemmat lainsäädännön muutokset, jotka johtuvat organisaatiouudistuksesta tai jotka on tarkoituksenmukaista toteuttaa samassa yhteydessä.

Väestörekisterikeskus ylläpitää ja kehittää väestötietojärjestelmää sekä tarjoaa väestötietojärjestelmään pohjautuvia tietopalveluja viranomaisille ja yrityksille. Väestörekisterikeskus on yhdessä maistraattien kanssa väestötietojärjestelmän rekisterinpitäjä. Väestörekisterikeskus vastaa myös varmennetun sähköisen asioinnin tuottamisesta Suomessa. Lisäksi Väestörekisterikeskuksella on vaaleihin liittyviä tehtäviä, muun muassa äänioikeusrekisterin ja ehdokasrekisterin luominen, äänioikeusilmoitusten toimittaminen ja äänestyspaikkapalvelun tuottaminen.